Administration Installation und Betrieb - Ubuntu 18.04 / 20.04 / 22.04 Das wird vorausgesetzt: Sie haben Docker bereits installiert Sie haben Docker-Compose bereits installiert. Wenn Sie one folder käuflich erworben oder ein Abonnement abgeschlossen haben, erhalten Sie per E-Mail die Installationsdateien als Zip-Datei gepackt. Bitte entpacken Sie diese Zip-Datei an einen Ort Ihrer Wahl auf Ihren Server. Wenn Sie die Zip-Datei ausgepackt haben, dann begeben Sie sich bitte mit der Konsole in das entpackte Verzeichnis. Minimale Konfiguration ohne Such-Server (empfohlen für Raspberry Pi / NAS) Wenn Sie one folder auf einem Server mit wenig Ressourcen (wie z.B. einen Raspberry Pi oder ein NAS mit weniger, als 4 GB RAM) betreiben möchten, empfiehlt es sich den Such-Server zu deaktivieren, um Ressourcen zu sparen. Die Suche findet dann ausschließlich auf der Datenbank statt und die Suche ist dann minimal gröber eingestellt. Um diese Suche zu testen, können Sie vor Ihren Suchbegriff " FORCE_DB_SEARCH:" (ohne Anführungszeichen) anstellen, dann wird die Suche immer auf der Datenbank und nicht auf dem Such-Server ausgeführt. Das können Sie auch auf unserer Demo-Instanz ausprobieren. Wie folgt können Sie den Such-Server auf Ihrer lokalen one folder-Installation deaktivieren: Duplizieren Sie die Datei docker-compose-min.yml.example und benennen Sie das Duplikat in docker-compose.yml um. Ändern Sie den Wert disable_search_server von false auf true in der Datei config/config.yml um. Falls noch keine config/config.yml vorhanden ist, dann duplizieren Sie die Datei config/config.yml.example und benennen Sie das Duplikat in config/config.yml um.  Nun ist der Such-Server deaktiviert und Sie können mit der Anleitung hier fortfahren Bitte überspringen Sie den zwei Befehle im nächsten Schritt, da Sie sonst Ihre eben erstellten Dateien überschreiben! Wenn Sie sich mit der Konsole im entpackten Verzeichnis befinden, dann führen Sie bitte die folgenden Befehle als Root-User aus (alle Befehle auf dieser Seite müssen in diesem Verzeichnis und mit dem Root-User ausgeführt werden): cp config/config.yml.example config/config.yml cp docker-compose.yml.example docker-compose.yml mkdir es-data chown -R 1000:1000 es-data sysctl -w vm.max_map_count=262144 docker-compose up -d Die ganze Installation wird nun ausgeführt und nach ca. 15 Minuten können Sie Ihre one folder – Instanz unter  http://localhost:13000 erreichen. Einloggen können Sie sich initial mit test@test.de und dem Passwort admin . Bitte ändern Sie das Passwort von dem Benutzer, wenn Sie sich das erste Mal angemeldet haben. Nach erstmaliger Installation kann die Suche beim ersten oder zweiten mal Fehler verursachen oder länger dauern, da der Suchserver noch nicht komplett hochgefahren ist. Bitte probieren Sie es bei einen Fehler in 5 Minuten erneut, dann sollte die Suche immer ohne Probleme funktionieren. Wenn Sie Ihren Server herunterfahren und danach wieder starten, können Sie wie folgt one folder hochfahren: sysctl -w vm.max_map_count=262144 docker-compose down docker-compose up -d One folder ist eine Server-Applikation, d.h. der Betrieb ist auf einen dauerhaften Betrieb ausgelegt. Von einem täglichen Herunterfahren des Servers wird abgeraten, da es evtl. zu Problemen kommen kann, wenn one folder nicht ordnungsgemäß vorher runtergefahren wird. Wenn Sie den Server herunterfahren wollen, dann empfiehlt es sich vorher one folder ordnungsgemäß herunterzufahren, das gelingt wie folgt docker-compose down Konfiguration Sie müssen keine Einstellungen vornehmen, Sie können die obige Anleitung ausführen und one folder mit den bereits vorhandenen Standard-Einstellungen installieren. Innerhalb der Datei config/config.yml haben Sie noch folgende Einstellmöglichkeiten: disable_search_server Deaktiviert den Such-Server und führt Suchanfragen nur auf der Datenbank aus. es_host Host des Such-Servers. Bitte nur ändern, falls Sie nicht den Standard-Suchserver verwenden! es_port Port des Such-Servers. Bitte nur ändern, falls Sie nicht den Standard-Suchserver verwenden!  es_index Indexname des Such-Servers. Bitte nur ändern, falls Sie nicht den Standard-Suchserver verwenden!  allow_auto_bug_reports Erlaubt das Senden von Fehlermeldungen an uns, um Fehler beheben zu können. Rechtekonzept inkl. Mandantenfunktion Space- und Dokumentsichtrecht Benutzer erhalten nur Zugriff auf Dokumente wenn diese ein Sichtrecht auf den Space haben in dem das jeweilige Dokument liegt. Um ein Benutzer den Zugriff auf einen Space zu erlauben, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie die Benutzerübersicht via oben im Header der Applikation. Wählen Sie nun den jeweiligen Benutzer mittels der Editierschaltfläche aus. Sie erhalten nun eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Spaces: Um nun ein Benutzer die Berechtigung für einen Space zu geben klicken Sie bitte auf "hinzufügen". Selbstverständlich können Sie auch die Berechtigung entziehen wenn Sie auf den Link "löschen" klicken im Panel "Erlaubte Spaces". Mandanten Sie können Mandanten in One folder hinterlegen. Ein Mandant ist eine Abstraktion von Spaces, User und Dokumente, d.h. wenn ein Benutzer als Mandant 1 hinterlegt hat und ein anderer Benutzer als Mandant 2 hinterlegt hat, dann erhalten die Benutzer völlig unterschiedliche Ergebnisse. Man kann es auch so sehen: Mit Mandanten ist es möglich 2 völlig verschiedene Firmen oder Benutzerkreise einzubinden, die ausschließlich Ihre eigenen Daten sehen dürfen. Um ein Mandant in einem Benutzer zu hinterlegen, begeben Sie sich bitte wieder in die Editiermaske des jeweiligen Benutzers. In dem o.g. Feld können Sie nun eine beliebige Zahl eintragen. Ein Mandant ist immer eine Zahl. Wenn Sie eine Zahl in dem Benutzer hinterlegt haben, dann klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Speichern" um den Benutzer zu speichern. Jetzt sind nur noch Spaces für den Benutzer verfügbar die auch die selbe Zahl im Feld Mandant im Space hinterlegt haben. Bitte weisen Sie die jeweiligen Spaces dem Benutzer zu, damit er die Spaces und deren Dokumente sehen kann. Um ein Mandant bei einem Space zu hinterlegen gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie die Space-Übersicht via wählen Sie nun den jeweiligen Space mit der Editierschaltfläche aus und von dort aus haben Sie nun wieder das Feld Mandant und können dort die selbe Zahl wie bei dem zuletzt bearbeiteten Benutzer angeben und speichern. Bitte beachten Sie die folgenden Dinge: Ein Benutzer mit dem Recht "Super-Admin" kann jederzeit alle Werte ändern auch den Mandant in dem eigenen Benutzer Ein Benutzer mit dem Recht "Admin" kann keine Mandanten ändern. Sollten Benutzer oder Spaces von diesem Benutzer erstellt werden, erhalten diese automatisch den selben Mandanten wie bei dem eigenen Benutzer angegeben. Ein Benutzer mit dem Recht "User" kann lediglich Dokumente anlegen und löschen.   Backup Ihrer one folder Installation Dies betrifft nur Benutzer, die nicht die gehostete Saas-Variante von one folder benutzen. Wenn Sie die Daten Ihrer one folder - Installation sichern möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Die Dateien werden innerhalb des Ordners von one-folder gespeichert. D. h. Sie müssten nur den Ordner von one-folder speichern, dies inkludiert alle Dateien für den Betrieb von one folder und Ihre gespeicherten Dokumente. Updates Von Zeit zu Zeit wird one folder aktualisiert. Um one folder zu installieren, entpacken Sie die Dateien die Sie per E-Mail gesendet bekommen haben und überschreiben Sie die Dateien von one folder. Im Anschluss führen Sie bitte folgendene Befehle aus innerhalb des Ordners von one folder aus: docker-compose down docker-compose up -d Im Anschluss sind Sie auf dem aktuellsten Stand und können one folder wie gewohnt benutzen. Dokument-Debugger Ab und an werden Sie bestimmt Anfragen von Benutzern erhalten, dass ein Dokument nicht gefunden wird obwohl es im DMS hinterlegt ist. Um sicherzustellen, wo das Problem liegt, können Sie Dokumente debuggen, d. h. Sie können herausfinden, welcher Text wirklich in einem Dokument indiziert / gefunden wurde. Hovern Sie mit der Maus über den Download-Button des jeweiligen Dokuments und merken Sie sich die Nummer nach dem Schrägstrich, der links unten im Browser angezeigt wird. In dem obigen Fall wäre dies die 96. Nun geben Sie Folgendes in Ihrem Browser ein: https:///documents/debug/ Sie erhalten nun eine Übersicht über die enthaltenen Informationen im Dokument.