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Das wird vorausgesetzt: Sie haben Docker bereits installiert Sie haben Docker-Compose bereits installiert. Wenn Sie one folder käuflich erworben oder ein Abonnement abgeschlossen haben, erhalten Sie per E-Mail die Installationsda...

Kurzanleitung

Wenn Sie sich in one folder anmelden, erhalten Sie die folgende Ansicht: Auf der linken Seite finden Sie alle Spaces. Ein Space ist ein Ort der Ihre Dokumente enthält. Man kann es auch als Registerkarten betiteln oder es als Kategorisierung von Dokumenten a...

Einrichtung des E-Mail-Imports und der automatischen Dateiüberwachung

Einrichtung des E-Mail-Imports Um E-Mails in one folder importieren zu können, müssen Sie vorher einen Space erstellen bzw. einen Space auswählen, in diesen die E-Mails importiert werden sollen. Klicken Sie hierzu oben auf das Space - Icon: und wählen Sie...

Suche nach Dokumenten

Jedes Dokument wird nach dem Upload indiziert, d.h. der gesamte Text wird extrahiert, damit danach gesucht werden kann. Falls ein Dokument den Text "Dokument wird durchsucht..." anzeigt, kann aktuell noch nicht nach den Dokument gesucht werden, da noch der Te...

Rechtekonzept inkl. Mandantenfunktion

Space- und Dokumentsichtrecht Benutzer erhalten nur Zugriff auf Dokumente, wenn diese ein Sichtrecht auf den Space haben, in dem das jeweilige Dokument liegt. Um einem Benutzer den Zugriff auf einen Space zu erlauben, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Si...

Backup Ihrer one folder Installation

Dies betrifft nur Benutzer, die nicht die gehostete Saas-Variante von one folder benutzen. Wenn Sie die Daten Ihrer one folder - Installation sichern möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Die Dateien werden innerhalb des Ordners von one-folder gespeichert. ...

Updates

Von Zeit zu Zeit wird one folder aktualisiert. Um one folder zu installieren, entpacken Sie die Dateien die Sie per E-Mail gesendet bekommen haben und überschreiben Sie die Dateien von one folder. Im Anschluss führen Sie bitte folgendene Befehle aus innerhalb ...

Dokumente

Dokumente sind in one folder das zentrale Element. Ein Dokument stellt immer einen Upload dar, das kann jeder Dateityp sein wie z.B. PDF, Word, Excel, Powerpoint, TXT oder sogar Bilder. Ein Dokument können Sie auf der Hauptseite mit dem folgenden Button hochl...

Spaces

Ein Space ist der Speicherort eines Dokumentes, man kann einen Space auch als Kategorie betrachten. Die Spaceübersicht erreichen Sie über das Space-Symbol in der Kopfzeile: Wie folgt die Übersicht der Spaces: Mit dem Dokument-Symbol können Sie die Dok...

Einrichtung der automatischen Space-Zuweisung/Kategorisierung Ihrer Dokumente

Um ein Dokument automatisch anhand eines Textes einen Space zuzuordnen gehen Sie bitte wie folgt vor: Erstellen Sie einen Space der als Container dient, d. h. dieser Space ist nur dafür da um die Dokumente einen weiteren Space zuzuordnen. Um dies zu tun, ers...

Felder

In jedes Dokument können Sie zusätzlich Daten hinterlegen und auch automatisch vom Dokument extrahieren lassen. Um Felder grundsätzlich zu erstellen begeben Sie sich bitte in die Feldübersicht über den Button oben in der Maske. Über den Button "Feld erst...

Einrichtung eines Feldes um automatisch das Datum in ein Feld zu extrahieren

Um ein überhaupt Daten in ein Feld speichern zu können, müssen Sie zuerst ein Feld erstellen. Klicken Sie hierzu oben auf das Feld - Icon: und klicken Sie dann in der Feld-Übersicht auf "Feld erstellen". Bitte füllen Sie die Maske wie folgt aus: Name = D...

Aufbewahrungsfristen

Sie können einen Space eine Aufbewahrungsfrist setzen um so GoBD-konform zu arbeiten. Öffnen Sie einen Space im Editiermodus, indem Sie die Space-Übersicht öffnen danach klicken Sie bei dem jeweiligen Space auf editieren Jetzt können Sie eine Aufbewahru...

Dokumentation

REST API

Die Dokumentation wurde in Postman erstellt und wird Ihnen hier als Postman-Collection angeboten. Bitte laden Sie sich Postman herunter und importieren Sie die Collection, dann erhalten Sie einen Ordner mit allen API-Requests samt Felder inkl. Beschreibung. Bi...

API-Key

REST API

Um die REST-API benutzen zu können, müssen Sie einen API-Key haben. Wenn Sie die Cloud-Version benutzen, dann schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an support@one-folder.com, dann lassen wir Ihnen einen API-Key zukommen. Wenn Sie eine selbst gehostete Version ...

Dokument-Debugger

Ab und an werden Sie bestimmt Anfragen von Benutzern erhalten, dass ein Dokument nicht gefunden wird obwohl es im DMS hinterlegt ist. Um sicherzustellen, wo das Problem liegt, können Sie Dokumente debuggen, d. h. Sie können herausfinden, welcher Text wirklich...

2.0.0

Es ist nun möglich, die Dateinamen zu ändern. Klicken Sie auf und dann ändern Sie den Dateinamen im Feld "Dateiname". Es ist nun möglich, das Hochladedatum zu ändern. Gehen Sie wie zuvor vor, um zu den Feldern zu gelangen und im Feld "Hochgeladen am" könn...

2.0.1

Thumbnails werden nun auch für die folgenden Dateiendungen erstellt: .docx .pptx .xlsx .ods .odt .odp Fehlerbehebung innerhalb des Ordnerimports In der SaaS-Version können nun Benutzer SFTP-Server zum Upload von Dokumenten anfordern Die Titelfelder ...

2.0.2

Die Space-Sidebar auf der Dokumentübersicht ist nun scrollbar Die Spaces werden nun hierarchisch und alphabetisch sortiert Die Space-Hierarchie ist nun auch im Upload-Fenster, Kopier-Fenster und innerhalb der Filter in der mobilen Ansicht ersichtlich Die Sp...

2.0.3