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One folder - Dokumentation (DE)

One folder - documentation (EN)

Administration

Benutzerhandbuch

REST API

Installation - Ubuntu 18.04 / 20.04

Administration

Das wird vorausgesetzt: Sie haben Docker bereits installiert Sie haben Docker-Compose bereits installiert Um Probleme vorzubeugen, empfehlen wir Ihnen die Anzahl der maximal geöffneten Dateien zu erhöhen. Wie das geht erfahren Sie in folge...

Kurzanleitung

Benutzerhandbuch

Wenn Sie sich in one folder anmelden, erhalten Sie die folgende Ansicht: Auf der linken Seite finden Sie alle Spaces. Ein Space ist ein Ort der Ihre Dokumente enthält. Man kann es auch als Registerkarten betiteln oder es als Kategorisierung von Dokumenten a...

Einrichtung des E-Mail-Imports und der automatischen Dateiüberwachung

Benutzerhandbuch

Einrichtung des E-Mail-Imports Um E-Mails in one folder importieren zu können, müssen Sie vorher einen Space erstellen bzw. einen Space auswählen in diesen die E-Mails importiert werden sollen. Klicken Sie hierzu oben auf das Space - Icon: und wählen Sie ...

Suche nach Dokumenten

Benutzerhandbuch

Jedes Dokument wird nach dem Upload indiziert, d.h. der gesamte Text wird extrahiert, damit danach gesucht werden kann. Falls ein Dokument den Text "Dokument wird durchsucht..." anzeigt, kann aktuell noch nicht nach den Dokument gesucht werden, da noch der Te...

Rechtekonzept inkl. Mandantenfunktion

Administration

Space- und Dokumentsichtrecht Benutzer erhalten nur Zugriff auf Dokumente wenn diese ein Sichtrecht auf den Space haben in dem das jeweilige Dokument liegt. Um ein Benutzer den Zugriff auf einen Space zu erlauben, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie di...

Backup Ihrer one folder Installation

Administration

Dies betrifft nur Benutzer die nicht die gehostete Saas-Variante von one folder besitzen. Wenn Sie die Daten Ihrer one folder - Installation sichern müssen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Die Dateien werden innerhalb des Ordners von one-folder gespeichert. D....

Updates

Administration

Von Zeit zu Zeit wird one folder aktualisiert. Um one folder zu installieren, entpacken Sie die Dateien die Sie per E-Mail gesendet bekommen haben und überschreiben Sie die Dateien von one folder. Im Anschluss führen Sie bitte folgendene Befehle aus innerhalb ...

Dokumente

Benutzerhandbuch

Dokumente sind in one folder das zentrale Element. Ein Dokument stellt immer einen Upload dar, das kann jeder Dateityp sein wie z.B. PDF, Word, Excel, Powerpoint, TXT oder sogar Bilder. Ein Dokument können Sie auf der Hauptseite mit dem folgenden Button hochl...

Spaces

Benutzerhandbuch

Ein Space ist der Speicherort eines Dokumentes, man kann einen Space auch als Kategorie betrachten. Die Spaceübersicht erreichen Sie über das Space-Symbol in der Kopfzeile: Wie folgt die Übersicht der Spaces: Mit dem Dokument-Symbol können Sie die Dokum...

Einrichtung der automatischen Space-Zuweisung/Kategorisierung Ihrer Dokumente

Benutzerhandbuch

Um ein Dokument automatisch anhand eines Textes einen Space zuzuordnen gehen Sie bitte wie folgt vor: Erstellen Sie einen Space der als Container dient, d.h. dieser Space ist nur dafür da um die Dokumenten einen weiteren Space zuzuordnen. Um dies zu tun erst...

Felder

Benutzerhandbuch

In jedes Dokument können Sie zusätzlich Daten hinterlegen und auch automatisch vom Dokument extrahieren lassen. Um Felder grundsätzlich zu erstellen begeben Sie sich bitte in die Feldübersicht über den Button oben in der Maske.  Über den Button "Feld erst...

Einrichtung eines Feldes um automatisch das Datum in ein Feld zu extrahieren

Benutzerhandbuch

Um ein überhaupt Daten in ein Feld speichern zu können, müssen Sie zuerst ein Feld erstellen. Klicken Sie hierzu oben auf das Feld - Icon: und klicken Sie dann in der Feld-Übersicht auf "Feld erstellen". Bitte füllen Sie die Maske wie folgt aus: Name = D...

Installation auf Raspberry Pi 4 (Ubuntu 20.04)

Administration

Das wird vorausgesetzt: Sie haben Docker (Schritt 1 und 2) bereits installiert Sie haben Docker-Compose (Schritt 4 und 5) bereits installiert Um Probleme vorzubeugen, empfehlen wir Ihnen die Anzahl der maximal geöffneten Dateien zu erhöhen...

Aufbewahrungsfristen

Benutzerhandbuch

Sie können einen Space eine Aufbewahrungsfrist setzen um so GoBD-konform zu arbeiten. Öffnen Sie einen Space im Editiermodus, indem Sie die Space-Übersicht öffnen danach klicken Sie bei dem jeweiligen Space auf editieren Jetzt können Sie eine Aufbewahru...

Dokumentation

REST API

Die Dokumentation wurde in Postman erstellt und wird Ihnen hier als Postman-Collection angeboten. Bitte laden Sie sich Postman herunter und importieren Sie die Collection, dann erhalten Sie einen Ordner mit allen API-Requests samt Felder inkl. Beschreibung. Bi...

API-Key

REST API

Um die REST-API benutzen zu können, müssen Sie einen API-Key haben. Wenn Sie die Cloud-Version benutzen, dann schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an support@one-folder.com, dann lassen wir Ihnen einen API-Key zukommen. Wenn Sie eine selbst gehostete Version ...

Dokument-Debugger

Administration

Ab und an werden Sie bestimmt Anfragen von Benutzern erhalten das ein Dokument nicht gefunden wird obwohl es im DMS hinterlegt ist. Um sicherzustellen wo das Problem liegt können Sie Dokumente debuggen, d.h. Sie können herausfinden welcher Text wirklich in ei...